제목 그대로 A부터Z까지 이 표현이 딱 맞을 것이다~
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21년 8월의 무더운 어느 날 한 고객을 만나게 되었다.
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경리나라 프로그램을 도입하고 싶다는 연락을 받고 미팅 일정을 잡았다.
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마침 내가 있는 사무실에서 가까운 거리에 있어 바로 약속을 잡고 방문을 하였다.(날씨는 더웠지만 도보로 방문했다. 그만큼 가까웠다)
업체상황
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어디서부터 손을 대야 할지 몰랐다.
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잠깐 업무를 파악해 보았는데 그야말로 상황은 심각했다.
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해당 업체는 국내 굴지의 유통업이고 이 분야의 외길을 걸어온 장인 정신으로 무장한 업체로 연간 매출은 100억대 인 회사이다.
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경리업무는 재무부장님이 진행하고 있었는데 회사 창립부터 지금까지 이 회사의 경리 업무만 40여년 넘게 진행하고 있던 분이셨다.
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세월이 말해주듯 경리업무 방식은 당연히 사업 초기 방식인 수기로 업무를 진행하고 있었다.
<사실 수기로 진행하는 것이 꼭 안 좋은 것 만은 아니다. 정확하게 잘 작성만 된다면 엑셀이든 수기든 그 기업에 맞는 시스템을 사용하면 되는 것이기 때문이다. 그러나 시대가 바뀌었고 그만큼 기술도 많이 발전하여 얼마든지 손 쉽게 업무를 진행할 수 있는 프로그램과 시스템이 있다면 도입하는 것이 업무적인 측면에서 그리고 비용적인 측면에서도 이익일 것이다. >
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또한 본점과 여러개의 지점으로 이루어져 있고, 물류창고도 별도로 운영하고 있었기에 수기로 업무를 진행하는 것은 한계가 있어 보였다.
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그리고 대표님이 한 평생 키워 놓은 사업장을 곧 자녀 분들이 이어서 경영을 할 예정이었기에 기존 업무 시스템을 그대로 가는 것이 아닌 처음부터 끝까지 <A부터Z까지> 새롭게 셋팅을 하는 것이 앞으로의 경영에도 도움이 된다고 판단했다.
컨설팅 및 대안을 제시하다.
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A부터Z까지 셋팅을 한다는 의미는 처음부터 모든 것을 다 해결하고자 하는 것이 아닌 하나씩 순차적으로 풀어가는 방식으로 접근하는 것을 의미 한다. <마치 얽혀있는 실뭉치를 하나씩 푸는 것 처럼 말이다>
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기존에 하던 방식이 있다보니 처음부터 모든 것을 손대기 시작한다면 갑작스런 업무 변화로 인한 혼선과 익숙하지 않는 업무 처리 방식으로, 오류 및 누락 등의 리스크가 발생할 수 있기 때문에 조심스럽게 접근해야 했다.
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생각해보면 지난 40여년간 진행해오던 업무 프로세스를 하루 아침에 바꾸는 것이기 때문에 이 것은 여간 어려운 일이 아니었다.
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따라서 나는 가장 접근하기 쉬운 한 사업장부터 경리업무 시스템 셋팅을 완료한 이 후 순차적으로 다른 사업장으로 도입하는 것을 제안하였다.
역시 난관에 봉착하다.
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거래처, 매출, 매입, 입금, 출금 등의 관리는 그 동안의 노하우로 어느 정도 커버 할 수 있는 수준이었다.
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그러나 재고 관리가 전혀 되지 않은 상황이었다.
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재고관리 또한 수기로 하다 보니 직원의 잦은 입력 오류가 있었으며 이로 인한 재고파악은 당연히 제대로 될리가 없었다. 그러나 더 큰 문제는 정확한 손실 금액이 파악이 되지 않는 것에 있었다.
구글시트에 모든 업무를 탑재하다. (경리나라는 거들뿐)
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우리는 담당자(2세 경영자)와 지속적인 미팅을 통해 구글시트 도입을 결정하였다.
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초안 양식을 만들고 수정하고 만들고 수정하고를 반복하여 현재의 시스템을 구축하였다.
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물론 모든 업무를 다 넣는 것이 좋은 것은 아니지만 서로 연결된 유기적인 시스템을 구축하는 것은 우리에게도 매우 의미가 있는 작업이었다.
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어쩌면 이 시트가 ERP 프로그램의 시초가 될 수 있겠다는 자신감도 생겼다.
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아래는 구글시트 양식이다.
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모든 시트의 내용들이 연결이 되도록 만들었는데 특히 입,출고 관리와 일일매출 등을 연결하여 누적된 매출을 확인할 수 있도록 하였으며 지출결의서 또한 누적된 데이터로 관리하는 것은 물론 바로 출력해서 상급자의 확인까지 받을 수 있도록 시스템을 구축하였다.
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무엇보다 실시간으로 재고파악이 되기 때문에 누락 및 오류가 현저히 줄어들었다.
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우리는 구글시트로 파악된 데이터를 경리나라에 다시 정리하면서 크로스체킹 업무까지 해결할 수 있게 만들었다.
결국 고객은 우리를 선택했다. (무려 1년이 걸렸다ㅠㅠ)
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하나의 완벽한 결과물을 만들어 내어 다른 사업장에도 모두 도입을 결정하였다. (감동 감동 ㅠㅠ)
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나는 담당자(2세 경영자)님께 경리업무를잘하는청년들을 믿고 업무를 맡겨주신 것에 대해 진심으로 감사의 인사를 전했다. 그랬더니 오히려 우리에게 포기하지 않고 시스템을 구축해 주신 것에 대해 감사의 인사를 전해주셨다.
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정말 뿌듯했다. 우리가 고객에게 그 저 수수료만 받고 일을 처리할 생각으로 접근했다면 고객은 우리에게 오지 않았을 것이다.
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고객의 관점과 입장에서 같이 고민하고 문제를 함께 해결해 나가는 것에만 집중하니 자연스럽게 고객도 우리 곁으로 온 것이라고 생각한다.
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앞으로도 경리업무를잘하는청년들은 계속해서 고객의 관점에서 함게 어려움을 공감하고 적극적으로 해결하는데 모든 진심과 노력을 다할 것이다.