지출결의서 양식은 있는데, 결재가 안 올라옵니다 —
밀린 지출결의서 정리법

지출결의서가 밀리는 이유는 양식이 없어서가 아닙니다.
쓸 사람, 결재 기준, 확인 순서가 정리되지 않아서입니다. 법인카드 점검 시리즈 2편입니다.

상담에서 자주 듣는 말이 있습니다. "지출결의서 양식은 있는데 아무도 안 씁니다." 양식은 회사에 있습니다. 그런데 현장·영업 담당자는 본업이 바빠 결의서를 미루고, 결국 대표님이 카톡을 보고 대신 쓰십니다. 대표님이 쓰면 대표님이 결재하는 셈이라, 확인하는 사람이 없는 구조가 됩니다. 이 글에서는 지출결의서가 어디서 막히는지, 양식과 흐름을 어떻게 잡으면 되는지 다룹니다. 참고로 세무신고·기장은 세무사 고유 업무라 저희가 다루지 않습니다. 저희(경리 아웃소싱·경리대행)는 그 앞단의 지출결의서·증빙 정리를 맡습니다. 왜 이 일이 한 사람 몫으로 남기 어려운지는 법인카드 점검 시리즈 1편에서 다뤘습니다.

지출결의서, 어디서 막히나요

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양식과 항목이 제각각

엑셀, 카톡 사진, 구두 요청이 섞이면 항목이 달라 취합이 안 됩니다. 나중에 카드·통장 내역과 맞춰보려 해도 기준이 없습니다.

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쓸 시간이 없다

현장·영업 담당자는 본업이 우선이라 지출결의서가 뒤로 밀립니다. 밀린 결의서는 월말에 한꺼번에 몰립니다.

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결재 기준이 사람마다 다르다

한도·품목·예외 기준이 문서로 없으면 판단이 매번 대표님에게 올라옵니다. 같은 지출이 어떤 때는 되고 어떤 때는 안 되어, 결재가 더 느려집니다.

"지출결의서를 현장에서 안 올려서, 결국 제가 밤에 카톡 보고 대신 씁니다. 제가 쓰면 제가 결재하는 셈이라, 확인하는 사람이 없습니다."

실제 상담 내용을 바탕으로 각색했습니다 · 경리 담당자

지출결의서가 밀리면 결재도 증빙도 같이 밀립니다. 결재 없는 지출이 쌓이면 월말에 빠진 영수증을 다시 받아야 하고, 결산과 세무 자료 정리도 늦어집니다. 세무 판단이 필요한 부분은 거래하시는 담당 세무사가 봅니다.

지출결의서, 이렇게 정리하면 됩니다

양식 하나로 통일합니다 — 일자·사용자·부서(현장)·품목·금액·증빙 항목을 고정하면 취합이 쉬워집니다.
결재선과 기준을 문서로 남깁니다 — 한도·품목·예외 기준이 글로 있으면 판단이 대표님에게 몰리지 않습니다.
확인 순서를 정합니다 — 지출결의서를 확인한 뒤 이체하는 순서를 정해 두면, 결재 없는 지출이 줄어듭니다.
월말에 한 번 대사합니다 — 카드·통장 내역과 결의서를 맞춰보면 빠진 건이 그 달에 드러납니다.

경리 아웃소싱이 맡는 부분

기존 결재 방식을 바꾸지 않고, 회사가 정한 기준으로 원격에서 정리합니다. 지출결의서와 증빙처럼 회사 안에서만 알 수 있는 정보는 받아서 정리합니다. 이때 지출결의서·증빙의 수집·이용 근거 마련과 위탁 사실 고지는 회사(위탁자)가 하고, 저희(수탁자)는 위탁받은 범위 안에서만 처리합니다.

단계	처리 주체	내용
양식·항목 정리	회사 + 저희	지출결의서 양식과 필수 항목을 하나로 정리
결재선 문서화	저희	결재 올리는 흐름·양식 정리, 빠진 결재 확인
지출결의서 정리	저희	현장·영업에서 못 올린 지출결의서를 모아 정리
확인 후 이체	회사	지출결의서를 확인한 뒤 일괄이체 — 이체 권한은 회사에 남습니다
사후 검증	저희	카드·증빙을 모아 정리한 뒤 사용 규정과 대조
처리위탁	회사·저희	위탁자(회사)·수탁자(저희) 간 처리위탁 계약 체결, 위탁 사실 고지 지원
정기 점검	저희	월별 법인카드 사용 점검 리포트 제공

※ 세무신고·기장은 세무사 고유 업무라 다루지 않습니다. 노무 이슈는 담당 노무 전문가에게 귀속합니다.

정리 전 vs 정리 후

지금

양식은 있는데 아무도 안 씀
대표님이 카톡 보고 대신 작성
결재 기준이 매번 달라짐
월말에 빠진 증빙을 다시 받음

정리 후

양식과 항목이 하나로 고정
지출결의서는 저희가 모아 정리
결재선과 기준이 문서로 남음
월별 점검 리포트로 빠진 건 확인

자주 묻는 질문

네. 회사가 정한 양식과 기준에 맞춰 지출결의서를 모아 정리해 드립니다. 결재와 이체는 회사가 하시고, 저희는 결재에 필요한 서류와 빠진 건을 챙깁니다.

결재와 이체 권한은 회사에 그대로 남습니다. 저희는 결재 올리는 흐름을 정리하고 빠진 결재를 확인해 드립니다. 회사가 지출결의서를 확인한 뒤 이체합니다.

세무신고·기장은 세무사 고유 업무라 다루지 않습니다. 거래하시는 세무사는 그대로 두고, 지출결의서·증빙 정리와 사내 규정 대조 같은 경리 업무만 맡습니다. 이 서비스가 어디까지인지는 서비스 소개 편에 정리해 두었습니다.

지출결의서 양식은 있는데, 결재가 안 올라옵니다 —밀린 지출결의서 정리법