계열사 여러 곳의 법인카드 경비 정산,
담당자 한 명에게 의존하고 있다면
계열사 두세 곳의 법인카드 경비 정산을 담당자 한 명이 전담하는 경우가 많습니다.
문제는 그 담당자가 갑자기 퇴사하거나 자리를 비웠을 때, 정산 업무 전체가 멈춰버릴 수 있다는 점입니다.
문제는 그 담당자가 갑자기 퇴사하거나 자리를 비웠을 때, 정산 업무 전체가 멈춰버릴 수 있다는 점입니다.
계열사가 늘어날수록 법인카드 경비 정산 건수도 함께 늘어납니다. 카드사 청구 데이터를 정산 프로그램 데이터와 대조하고, 계정과목별로 적정성을 검토하고, 법인별로 지출결의서를 상신하는 과정을 거치는데, 이 모든 걸 담당자 한 명에게 맡겨두는 회사가 적지 않습니다. 평소엔 문제없이 돌아가지만, 그 담당자가 퇴사를 앞두고 있다면 이야기가 달라집니다.
경비 정산을 한 명에게 의존하면 위험한 이유
계열사가 늘수록 처리 건수가 급증한다
계열사 두세 곳의 법인카드 사용 건수를 합치면 월 수천 건에 달하기도 해서, 정산에 필요한 시간과 검토량이 크게 늘어납니다.
노하우가 담당자 한 명에게만 쌓인다
처리 절차와 계정과목 판단 기준이 담당자 머릿속에만 있으면, 그 사람이 자리를 비우는 순간 업무를 이어받을 사람이 없습니다.
카드사 데이터와 정산 데이터를 매번 대사해야 한다
카드사 청구 데이터와 정산 프로그램에 입력된 데이터의 금액을 맞춰보고, 회식비·식대·통신비 등 계정과목이 적정한지, 증빙이 제대로 첨부됐는지 하나하나 확인해야 합니다.
여기에 법인이 여러 곳이면 법인별로 이 과정을 각각 반복해야 해서, 담당자 한 명이 감당하기엔 업무량이 상당합니다.
여기에 법인이 여러 곳이면 법인별로 이 과정을 각각 반복해야 해서, 담당자 한 명이 감당하기엔 업무량이 상당합니다.
"계열사 두 곳의 법인카드 경비 정산을 자금 담당자 한 명이 전담하고 있었는데, 월 처리 건수만 5천~6천 건이었습니다. 그런데 그 담당자가 갑자기 퇴사를 앞두게 되면서, 이 많은 업무를 며칠 안에 누군가에게 넘겨야 하는 상황이 됐어요. 다행히 처리 절차를 문서로 정리해둔 매뉴얼이 있어서, 외부 담당자가 빠르게 업무를 파악하고 공백 없이 이어받을 수 있었습니다."
계열사 2곳 운영 자금 담당자
경리대행에서는 어떻게 정리하나요?
법인별로 흩어진 경비 데이터를 취합하고, 카드사 데이터와의 대사부터 지출결의서 상신까지 절차를 문서화해서 진행합니다. 기존 시스템 교체 없이 Out-site(원격) 방식으로 진행합니다.
| 단계 | 처리 주체 | 내용 |
|---|---|---|
| 법인별 경비 데이터 취합 | 외부 담당자 | 계열사별 법인카드·개인경비 시트 취합 |
| 카드사 데이터 대사 | 외부 담당자 | 카드사 청구 데이터와 정산 프로그램 데이터 금액 대조 |
| 계정과목 및 증빙 검토 | 외부 담당자 | 회식비·식대·통신비 등 계정과목 적정성, 증빙 확인 |
| 지출결의서 상신 | 외부 담당자 | 법인별 지출결의서 작성 및 상신 |
| 인수인계 매뉴얼 관리 | 외부 담당자 | 처리 절차를 문서화해 담당자 변경에도 업무 연속성 확보 |
내부 처리 vs 경리대행 — 무엇이 달라지나요?
내부에서 처리할 때
- 담당자 한 명이 전담해 업무가 집중됨
- 퇴사·휴가 시 업무 공백 위험이 큼
- 계열사별 데이터가 따로 관리됨
- 매뉴얼 없이 구두로만 업무가 전달됨
경리대행 후
- 여러 담당자가 나눠서 업무를 처리
- 담당자 변경에도 업무 연속성 유지
- 계열사 통합 기준으로 관리
- 문서화된 매뉴얼로 인수인계 가능
이런 경우에 특히 잘 맞습니다
- 계열사(복수 법인)를 함께 운영하는 경우 — 법인별 경비 정산을 통합된 기준으로 관리하고 싶은 경우
- 법인카드 사용 건수가 많아 처리에 시간이 오래 걸리는 경우 — 월 수천 건 규모의 정산이 필요한 경우
- 경비 정산 담당자가 한 명뿐인 경우 — 퇴사·휴가 시 업무 공백이 걱정되는 경우
- 매뉴얼 없이 구두로만 업무가 전달되어 온 경우 — 인수인계 체계를 미리 갖춰두고 싶은 경우
자주 묻는 질문
네, 가능합니다. 법인별로 데이터는 구분해서 정리하되, 처리 기준과 검토 방식은 통일해서 계열사 전체를 하나의 프로세스로 관리해 드립니다.
네. 처리량에 맞춰 담당 인원을 배정하고 단계별로 업무를 나눠서 진행하기 때문에, 건수가 많아도 마감 일정 안에 처리할 수 있습니다.
네. 처리 절차를 문서화한 매뉴얼과 여러 담당자가 함께 업무를 파악하는 구조로 진행하기 때문에, 한 사람이 갑자기 자리를 비워도 업무가 멈추지 않습니다.